Состоялся первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs, созданной ГК ЛАНИТ, в учреждения «Управление автомобильных дорог Республики Карелия». Заказчиком было приобретено 60 лицензий LanDocs. 

Деятельность Управления автомобильных дорог Республики Карелия заключается в реализации проектов по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона, в которое включены почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, соединяющих 550 мостов и путепроводов. Штат Управления насчитывает 125 человек, десять из которых выбрали дистанционный формат работы. 

Деятельность организации подразумевает непрерывную работу с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. До внедрения системы электронного документооборота все действия осуществлялись с документами в бумажном формате.

Основной причиной внедрения одной из ведущих систем LanDocs послужило то, что из-за увеличения интенсивности документооборота возросли риски несоблюдения сроков выполнения важных документов и наблюдалось снижение эффективности контроля и управления деятельностью организации. 

Система электронного документооборота позволяет проводить сквозной контроль выполнения важных задач, и, опираясь на эту информацию, руководитель может следить за актуальным течением происходящих в организации процессов. Также система предоставляет возможность наблюдать за деятельностью специалистов, работающих вне офиса.

Александр Кошкин, руководитель ИТ, Управтодор Карелии рассказал, что сегодня система уже опробована тремя заместителями руководителя, специалистом по делопроизводству, начальниками отделов и их заместителями, инженерами на местах и сотрудниками, выбравшими удаленный формат работы. Ценность системы LanDocs он видит в том, что она способствует оптимизации процессов выполнения профессиональных задач, эффективному планированию работы и четкому отслеживанию контрольных сроков, что приводит к своевременному принятию необходимых решений. «В этом случае СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», - подвел итог Александр Кошкин.

  Сейчас Управтодор Карелии ставит перед собой цели по увеличению числа пользователей LanDocs, а также планирует обеспечить доступа к веб-клиенту СЭД с мобильных устройств и дополнить систему электронного документооборота документами, не задействованными в предыдущем этапе.